E-Rechnung empfangen: die Pflicht, die schon heute gilt

Die direkte Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer und reine B2C-Shops. Anders als beim Ausstellen gibt es hier keine Übergangsfrist und keine Ausnahme.

Was genau gilt seit 2025

Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen wird stufenweise ab 2027 bzw. 2028 verbindlich. Die Pflicht zum Empfangen gilt dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 – für alle Unternehmen, unabhängig von Größe, Umsatz oder Kleinunternehmerstatus. Quelle: BMF, FAQ E-Rechnung.

Was „empfangen können“ praktisch bedeutet

Eine E-Rechnung darf per E-Mail zugestellt werden – ein normales Postfach reicht für den reinen Eingang. Damit ist es aber nicht getan. Du musst die Rechnung auch:

• lesbar machen – eine XRechnung ist reines XML und ohne Hilfsmittel kaum zu erfassen;
• inhaltlich prüfen – stimmen Betrag, Steuer und Pflichtangaben;
• GoBD-konform aufbewahren – zehn Jahre, unveränderbar, im Originalformat.

E-Rechnung öffnen und prüfen – kostenlos

Wenn ein Lieferant dir eine echte E-Rechnung statt einer PDF schickt, kannst du sie mit dem kostenlosen E-Rechnung-Checker von Rechnora direkt im Browser öffnen, prüfen und einordnen – ohne Upload auf fremde Server und ohne Anmeldung.

Und wenn du selbst ausstellen musst

Sobald du an Geschäftskunden verkaufst, kommt zur Empfangspflicht die Ausstellungspflicht dazu. Wer das nur für B2B braucht und B2C weiter normal abrechnet, findet die Abgrenzung auf unserer Seite zu E-Rechnung und Privatkunden. Für das Ausstellen aus Shopify erzeugt Rechnora XRechnung und ZUGFeRD automatisch, validiert sie und exportiert sie für DATEV – ohne zusätzliche Buchhaltungssoftware.