Rechnungsnummern in Shopify richtig vergeben

Kurz beantwortet: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer. Die Shopify-Bestellnummer erfüllt das in der Praxis nicht, weil sie an Bestellungen hängt und nicht an Rechnungen. Für die E-Rechnung brauchst du einen eigenen Nummernkreis, der lückenlos weiterzählt – auch über Stornos hinweg.

Was das Gesetz wirklich verlangt

Die Pflichtangabe steht in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG: eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Zwei Anforderungen stecken darin:

• Einmalig: Keine Nummer darf zweimal vergeben werden.
• Fortlaufend: Die Nummern müssen einer nachvollziehbaren Systematik folgen.

Sind Lücken verboten?

Hier hält sich ein Irrtum hartnäckig. Eine strikt lückenlose Nummerierung schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht ausdrücklich vor – der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass es auf Einmaligkeit und Fortlaufen ankommt. Praktisch ist eine Lücke trotzdem riskant: Bei einer Betriebsprüfung ist eine fehlende Nummer der klassische Anlass für die Rückfrage, ob dahinter ein nicht erfasster Umsatz steckt. Die Beweislast liegt dann bei dir.

Die praktikable Regel: Vergib lückenlos und dokumentiere jede Ausnahme. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer und bleibt im Archiv – sie wird nicht gelöscht und die Nummer wird nicht neu vergeben.

Warum die Shopify-Bestellnummer nicht reicht

Wer die Bestellnummer als Rechnungsnummer verwendet, übernimmt damit automatisch alle Lücken, die durch abgebrochene Checkouts, Testbestellungen und gelöschte Bestellungen entstehen. Genau diese Lücken fallen bei der Prüfung auf.

So sieht ein sauberer Nummernkreis aus

Bewährt hat sich ein Präfix mit Jahr und laufender Nummer, zum Beispiel RE-2026-0001. Wichtig ist nur, dass die Systematik erklärbar bleibt und die laufende Nummer nie zurückspringt. Ein Jahreswechsel mit Neustart bei 1 ist zulässig, solange das Jahr Teil der Nummer ist.

• Gutschrift/Storno: bekommt eine eigene, neue Nummer aus demselben Kreis und verweist auf die ursprüngliche Rechnung.
• Korrigierte Rechnung: die alte Rechnung wird storniert, die neue erhält die nächste freie Nummer. Die alte Nummer wird nicht wiederverwendet.
• Mehrere Verkaufskanäle: ein gemeinsamer Kreis ist einfacher zu erklären als mehrere parallele Kreise.

Was bei E-Rechnungen zusätzlich gilt

In der XRechnung ist die Rechnungsnummer das Feld BT-1. Sie ist Pflicht und wird beim Empfänger maschinell verarbeitet – doppelte Nummern führen dort zu Zuordnungsfehlern oder zur Ablehnung. Da E-Rechnungen acht Jahre unverändert aufbewahrt werden müssen, lässt sich eine einmal vergebene Nummer nachträglich auch nicht mehr sauber korrigieren.