Rechnungsfristen: wann die Rechnung raus muss
Kurz beantwortet: Bei Leistungen an Unternehmer bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Im Shop-Alltag ist das reichlich Zeit – die praktischen Probleme entstehen nicht an der Frist, sondern an den Datumsangaben in der Rechnung.
Drei Daten, die nicht dasselbe sind
| Feld | Bedeutung | Im Shop meist |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum (BT-2) | Tag der Ausstellung | Tag, an dem die Rechnung erzeugt wird |
| Leistungsdatum / Lieferzeitpunkt (BT-72) | Wann wurde geliefert oder geleistet? | Versanddatum |
| Zahlungsdatum | Wann wurde bezahlt? | Zeitpunkt des Checkouts |
Der Leistungszeitpunkt ist eine Pflichtangabe nach § 14 UStG und wird in der Praxis am häufigsten vergessen – die reine Bestellbestätigung aus Shopify enthält ihn nicht. Zulässig ist auch die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde.
Wann gilt die Leistung als erbracht?
- Warenversand: in der Regel mit Übergabe beziehungsweise Versand der Ware.
- Digitale Produkte: mit Bereitstellung zum Download oder Freischaltung.
- Vorkasse: Die Zahlung allein ist noch keine Leistung. Bei Anzahlungen vor Lieferung gelten die Regeln zur Anzahlungsrechnung.
Daraus folgt eine praktische Entscheidung im Shop: Soll die Rechnung bei Zahlungseingang oder bei Versand entstehen? Wer bei Versand abrechnet, hat das Leistungsdatum automatisch korrekt. Wer bei Zahlung abrechnet, bekommt die Rechnung früher beim Kunden, muss das Leistungsdatum aber sauber setzen.
Was bei E-Rechnungen zusätzlich zu beachten ist
In der XRechnung ist das Lieferdatum das Feld BT-72. Fehlt es und lässt sich der Leistungszeitpunkt auch nicht aus anderen Angaben ableiten, ist die Rechnung formal unvollständig – dein Geschäftskunde riskiert damit den Vorsteuerabzug. Manche Prüfprofile melden das lediglich als Warnung, andere Empfänger weisen die Rechnung zurück.
Die zweite Besonderheit betrifft Korrekturen: Eine einmal ausgestellte E-Rechnung wird nicht nachträglich geändert, sondern storniert und neu ausgestellt. Das Rechnungsdatum der Korrektur ist der Tag ihrer Erstellung, nicht das der ursprünglichen Rechnung.
Und wenn die Rechnung zu spät kommt?
Die Sechs-Monats-Frist ist eine Verpflichtung, keine Ausschlussfrist – eine später ausgestellte Rechnung wird nicht automatisch ungültig, der Verstoß kann aber als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Das größere praktische Risiko ist ein anderes: Dein Geschäftskunde kann die Vorsteuer erst ziehen, wenn ihm eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Verzögerungen führen deshalb zuverlässig zu Nachfragen und zu späterer Zahlung.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung auszustellen?
Bei Leistungen an andere Unternehmer musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Das ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG.
Welches Datum muss auf der Rechnung stehen?
Sowohl das Rechnungsdatum, also der Tag der Ausstellung, als auch der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Der Leistungszeitpunkt ist eine eigene Pflichtangabe; die Angabe des Kalendermonats genügt.
Soll die Rechnung bei Zahlung oder bei Versand entstehen?
Beides ist möglich. Wird bei Versand abgerechnet, stimmt das Leistungsdatum automatisch. Wird bei Zahlungseingang abgerechnet, erhält der Kunde die Rechnung früher, das Leistungsdatum muss dann aber korrekt gesetzt werden.
Wo steht das Lieferdatum in einer XRechnung?
Im Feld BT-72. Fehlt der Leistungszeitpunkt und lässt er sich auch nicht aus anderen Angaben ableiten, ist die Rechnung formal unvollständig und der Empfänger riskiert seinen Vorsteuerabzug.
Was passiert, wenn ich die Rechnung zu spät ausstelle?
Die Rechnung wird dadurch nicht ungültig, der Verstoß gegen die Ausstellungspflicht kann aber als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Praktisch wiegt schwerer, dass dein Geschäftskunde die Vorsteuer erst mit einer ordnungsgemäßen Rechnung geltend machen kann.
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Dieser Text ist keine Steuerberatung und ersetzt kein Gespräch mit deinem Steuerberater.