E-Rechnungen richtig archivieren (GoBD)
Kurz beantwortet: Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original – nicht der Ausdruck und nicht die PDF-Ansicht. Das Archiv muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein. Ein E-Mail-Postfach erfüllt das nicht.
Acht Jahre, nicht zehn
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.
Achtung: Für andere Unterlagen gelten weiterhin abweichende Fristen. Die Verkürzung betrifft Rechnungen, nicht automatisch jeden Beleg in deiner Buchhaltung.
Die drei GoBD-Anforderungen
| Anforderung | Bedeutung | Typischer Verstoß |
|---|---|---|
| Unveränderbar | Ein erstellter Beleg darf nachträglich nicht still geändert werden | PDF wird nachträglich korrigiert und überschrieben |
| Vollständig | Kein Beleg fehlt, keine Lücke im Nummernkreis | Stornos werden gelöscht statt archiviert |
| Auswertbar | Der Prüfer muss die Daten maschinell durchsuchen können | Nur Bilddateien oder Papierausdrucke vorhanden |
Warum die XML das Original ist
Bei einer E-Rechnung besteht der rechtlich maßgebliche Inhalt aus den strukturierten Daten. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Bei ZUGFeRD ist es die in die PDF/A-3 eingebettete XML – die PDF-Hülle darf dabei nicht verloren gehen, sonst ist die Einbettung weg.
Daraus folgt eine Regel, gegen die in der Praxis oft verstoßen wird: Wer eine eingehende E-Rechnung ausdruckt oder nur als „normale“ PDF ablegt und die XML wegwirft, hat das Original vernichtet. Der Ausdruck genügt der Aufbewahrungspflicht nicht.
Warum das E-Mail-Postfach kein Archiv ist
Ein Postfach erfüllt keine der drei Anforderungen zuverlässig: E-Mails lassen sich löschen und verschieben (nicht unveränderbar), Ordner werden aufgeräumt (nicht vollständig), und eine strukturierte Auswertung über acht Jahre ist nicht vorgesehen (nicht auswertbar). Dasselbe gilt für einen Ordner auf dem Desktop oder in einem Cloud-Laufwerk ohne Versionsschutz.
Checkliste für Shopify-Händler
- Ausgangsrechnungen als XML (bzw. ZUGFeRD-PDF mit intakter Einbettung) speichern, nicht nur als Layout-PDF.
- Eingehende E-Rechnungen im Originalformat ablegen – die XML nicht verwerfen.
- Stornos und Korrekturen mit archivieren, nicht löschen.
- Nummernkreis lückenlos halten (siehe Rechnungsnummern).
- Sicherstellen, dass die Belege auch nach einem Tool-Wechsel in acht Jahren noch lesbar sind – Exportmöglichkeit vorher prüfen.
- Prüfberichte der Validierung mit aufbewahren; sie belegen, dass die Rechnung formal korrekt war.
Das Thema im Video (3 Minuten)
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Häufige Fragen
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Reicht es, die PDF einer E-Rechnung zu speichern?
Nein. Bei einer E-Rechnung sind die strukturierten Daten das Original: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die in die PDF/A-3 eingebettete XML. Wer nur einen Ausdruck oder eine Layout-PDF ohne Einbettung speichert, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Ist mein E-Mail-Postfach ein GoBD-konformes Archiv?
Nein. Ein Postfach erlaubt Löschen und Verschieben, ist also nicht unveränderbar, und es ist für eine strukturierte Auswertung über acht Jahre nicht ausgelegt. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
Was bedeutet unveränderbar konkret?
Ein einmal erstellter oder empfangener Beleg darf nachträglich nicht still verändert werden. Fehler werden nicht durch Überschreiben korrigiert, sondern durch eine Stornierung und eine neue, korrigierte Rechnung. Beide Dokumente bleiben im Archiv.
Muss ich auch stornierte Rechnungen aufbewahren?
Ja. Auch eine stornierte Rechnung ist aufbewahrungspflichtig und behält ihre Rechnungsnummer. Sie zu löschen erzeugt eine Lücke im Nummernkreis, die bei einer Betriebsprüfung erklärungsbedürftig ist.
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Dieser Text ist keine Steuerberatung und ersetzt kein Gespräch mit deinem Steuerberater.